Catatan Konferancab 2018 Bagian Pertama, Cek Sound Persiapan

Dalam organisasi IPNU-IPPNU, Konferancab adalah forum tertinggi di tingkat Anak Cabang (tingkat kecamatan). Sekelas PAC Ngronggot, sungguh eman-eman jika tidak diabadikan dalam sebuah tulisan. Walau pun hanya tulisan sederhana. Sebab konferancab hanya dilaksanakan dalam dua tahun sekali dan hanya di akhir kepengurusan.

Jika semua yang terlibat dalam Konferancab XX kemarin (13-14/10) menuliskan semua pengalaman atau apa pun yang ia amati, maka dapat dipastikan bahwa tulisan mereka kelak akan menjadi bukti sejarah di masa yang akan datang. Selain itu, kondisi-kondisi sosial yang dinarasikan akan lebih mengena ke hati pembaca, khususnya bagi kader PAC di hari esok.

PERSIAPAN MENUJU KONFERENSI

Rapat Perdana persiapan konferensi dilaksanakan setelah Program Kerja Tour Religi To Jogja. Lebih tepatnya pada hari kamis 13 Sepetember 2018 di rumah Rekanita Ruli (Ketua IPPNU Anak Cabang Ngronggot 2016-2018). Poin penting dari rapat tersebut adalah menyepakati dan menetapkan Rekan Badrus Sholeh sebagai Ketua Pelaksana dan tanggal 14 Oktober 2018 sebagai waktu pelaksanaan Konferancab. Artinya, Panitia hanya memiliki 31 hari untuk persiapan Konferensi. Waktu yang cukup pendek bagi kepanitiaan yang hanya terbentuk ketuanya saja.

Akhirnya rapat diadakan lagi pada hari Minggunya (16 September 2018). Dalam rapat tersebut, susunan kepanitiaan sudah terbentuk. Dan lokasi pelaksanaan Konferensi sudah di Fix-kan, yaitu di MI Nurul Huda Cengkok. Minimal, itu sudah bisa digunakan untuk modal keperluan surat-menyurat dan penyusunan draft Konferensi. Dalam rapat kedua ini seluruh tugas kepanitiaan sudah dijabarkan dan sudah bisa mulai dijalankan, kecuali humas. Sebab proposal dan surat-surat belum selesai dibuat.

Seminggu setelah itu, panitia mengadakan rapat lagi, yaitu pada tanggal 23 September 2018. Pada rapat ke-3 ini segala permasalahan mulai nampak. Mulai dari sedikitnya personil kepanitiaan, proposal yang belum kelar, surat-menyurat yang bermasalah, Ketua Panitia yang kurang diperhatikan, sekretaris panitia yang tidak di-back up, ada beberapa ranting yang belum tersentuh sama sekali, dan Draft Sidang-Sidang Konferensi yang juga masih belum tersentuh sama sekali. Kegelisahan muncul dibenak para panitia inti. Kemudian merembet ke teman-teman panitia yang ada di sekitar panitia inti.

Inilah yang namanya Pelajar. Ketidaksempurnaan dalam menjalankan tugas adalah suatu keniscayaan yang sangat wajar. Banyak kekurangan adalah proses pembelajaran. Asalkan semua dijalani dengan ikhlas dan pantang putus asa.

Tanggal 28 September 2018 pukul 16.10 WIB aku naik bus dari Malang ke Papar (oper di Jombang). Sampai di Papar sekitar pukul 20.30 WIB dan langsung mencari warung kopi di Pasar Papar. Malam itu adalah awal tatapmuka ku secara langsung dengan Ketua Pelaksana Konferensi (Rekan Badrus). Ada banyak hal yang kami bicarakan di warung kopi tersebut selama sekitar 3 jam. Tidak hanya Badrus, namun juga ada Rekan Habib, Saguh, dan Ansori. Intinya, persiapan panitia masih banyak yang kurang. Akar dari masalah tersebut adalah dalam hal "Proposal dan surat-surat" yang belum jadi, sebab sekretaris tidak didampingi. 

Sabtu pagi aku bertemu dengan Sekretaris PAC, Rekan Andi, di rumah Rekan Wahid. Aku menanyakan masalah sekretaris Konferensi dan Draft Konferensi (Draft Sidang), serta persiapan Pelantikan Ranting Cengjok (sebab ada kabar kalau Cengkok juga akan pelantikan). Semuanya masih dalam tahap "proses". Kecuali pengajuan SK Ranting Cengkok, sebab ternyata Cengkok belum menyenggol sekretaris PAC sama sekali. Pagi itu, Sekretaris PAC dan Rekan Rozik ada agenda ke Surabaya sampai malam.

Sabtu malam (29/09) aku datang ke markas Sekretaris Konferensi di Ngronggot Wetan. Hari itu adalah H-14 pelaksanaan Konferensi. Waktu yang sangat sempit bagi Panitia yang belum ada "proposal dan surat" yang sudah jadi. Malam itu pula surat-surat dan proposal kita fix-kan. File yang dipakai Sekretaris ternyata error, tidak bisa diatur di laptopnya. Untung ada "komputer Panwas" (Ms. Word 2007) yang cocok dengan file-nya. Jadi semua surat bisa kita edit dan kita print malam itu juga. 

Tak terasa ternyata sudah pukul 21.00 WIB. Sedangkan kita ada Sekret Panwascam. Akhirnya kita akhiri pertemuan itu. Sekretaris (Rekanita Cholim) dan Bendahara PAC (Rekanita Eka) pulang ke rumah masing-masing, sedangkan kami (Aku, Badrus, Ansori) geser ke Gondang untuk sambang Diklatama CBP-KPP. 

Ternyata Sekretaris Konferensi tidak mau berhenti sampai situ saja. Saat di rumah, dia kembali mencoba mengerjakan tugas-tugasnya yang belum selesai. Beberapa kali nge-WA aku, tapi tidak ku read, sebab di lokasi Diklatama kami sedang ngobrol dengan kader-kader CPB. Saat kulihat HP, ternyata chat terakhir Rekanita Cholim sampai jam 1 dini hari. Berarti sampai detik itu dia masih nglembur ngerjakan surat-suratnya.

Sangat jelas "bahwa semua panitia punya kisahnya masing-masing dan punya sudut pandang masing-masing". Setidaknya, tulisan ini menyumbang secuil kisah tentang perjuangan beberapa panitia dalam konferensi, dari pada tidak ada catatan sama sekali.

Hari pun berganti. Minggu (30/09) habis jam 5 sore aku ke rumah Sekretaris IPPNU PAC (Rekanita Rika). Dia adalah teman seperjuanganku sejak jadi ketua Ranting Dadapan. Entah mengapa, sepertinya setiap aku pulang ke rumah, aku selalu ingin ngobrol dengan dia. Tentu saja bukan masalah pribadi, tapi membicarakan terkait organisasi.

Pertemuan itu sangat singkat. Jam 5 sore sampai sekitar jam 17.40 WIB, sebab aku ke sana belum maghrib dan tidak mungkin sholat maghrib di rumah dia. Dalam pertemuan itu aku hanya ingin memastikan tentang dua hal. Pertama, sampai mana proses pembuatan LPJ kepengurusan dan draft sidang konferensi; Kedua, tentang Ranting Cengkok yang katanya akan dilantik bersamaan dengan pembukaan Konferensi. Ternyata, sesuai dengan dugaanku, kedua hal tersebut belum tersentuh kecuali hanya seujung rambut. Padahal, saat itu sudah H-13. 

Waktu dua minggu sangat pendek jika untuk mempersiapkan Laporan Pertanggungjawaban kepengurusan selama 2 tahun ditambah mem-back up permohonan pengajuan SP Ranting ke Cabang. Apa lagi dengan kesibukan masing-masing Pengurus Harian yang begitu padat.

Pukul 18.30 WIB dilaksanakan rapat yang ke-3 di kantor MWC NU Ngronggot. Aku pun ke sana, bukan untuk mencampuri banyak hal, karena aku tahu diri posisiku sudah tidak berdomisili di Ngronggot (tapi di Malang), sehingga sangat tidak etis jika aku banyak ikut campur. Di rapat itu aku hanya mengamati berjalannya rapat. Hadir dalam forum itu Fiqhy, Syafii Sulaiman, Rozik, Akhiru Syafii, Andi, Saifudin, Amin, Rika, Luluk, Habib Betet, Badrus, Lailis, Latif, aku, dan masih banyak lagi.

Sebelum rapat di mulai, aku mengajak Lailis dan Latif ke warung kuning. Lailis adalah ketua terpilih IPPNU Ranting Cengkok yang belum dilantik, sedangkan Latif adalah kader IPPNU Ranting Betet. Yang kami bicarakan di warung itu sangat banyak. Mulai dari membahas kondisi ranting hingga masalah PAC. 

Poin yang ku garis bawahi adalah bahwa aku meminta mereka berdua agar kelak bisa naik ke kepengurusan PAC, walau pun hanya sekedar anggota. Dan mereka mengiyakan. Terkait Lailis, aku berpesan kepada dia agar "kalem-kalem, ojo banter-banter" menjalankan ranting. Sebab, waktu 2 tahun bukanlah waktu yang pendek. Jangan sampai stamina habis sebelum separuh periode kepengurusan. Aku menyarankan agar rutinan ranting dijalankan "maksimal satu kali dalam satu bulan, jangan lebih.!" Satu kali dalam satu bulan itu bisa istiqomah, itu sudah sangat membanggakan bagi PAC.

Terkait konferensi tidak aku bicarakan banyak-banyak dengan mereka berdua. Tetapi, aku sempat menanyakan pendapat mereka tentang "siapa yang menurut mereka pas memimpin IPPNU Anak Cabang Ngronggot". Mereka berdua waktu itu sepakat menjawab: Rekanita Eka! Dan dengan rasionalisasi bahwa Eka lebih grapyak dengan mereka berdua.

Malam itu kuhabiskan waktuku di kantor MWC NU dengan Syafii Sulaiman, Akhiru Syafii, Fiqhy, Andi, Rozik, Saifudin, dan Badrus. Namun tidak sampai subuh, pukul 2 aku pulang ke rumah, sebab jam 7 pagi harus pripare kembali ke Malang.

Dua minggu kemudian aku kembali pulang ke rumah. Lebih tepatnya tanggal 12 Oktober 2018. Dengan naik kereta api mulai pukul 07.00 WIB dari stasiun Malang Kota Baru hingga pukul 11.45 WIB sampai di stasiun Papar. Berhubung hari itu adalah hari Jum'at, maka aku pun tidak lekas langsung pulang, namun mampir di masjid Papar untuk sholat Jum'at terlebih dahulu (waktu itu khotib baru naik ke mimbar).

Setelah sholat Jum'at usai, waktu pun kembali melambat. Aku datang ke warung kopi dan beberapa menit kemudian Badrus datang menjemputku. Badrus kuajak bincang-bincang sekitar satu jam di warung itu. Dari perbincangan itu, dia mengatakan bahwa semua persiapan Konferensi sudah hampir sempurna. Mulai dari susunan acara, petugas acara, peserta, lokasi konferensi, perlengkapan, dll. Perlengkapan tinggal membawa ke lokasi saja.

Namun ternyata ada satu hal yang luput dari persiapannya, yaitu umbul-umbul. Akhirnya, sore itu juga dia men-sounding panitia (khususnya yang laki-laki) untuk nanti malam berkumpul ke lokasi dalam rangka memasang umbul-umbul.

Ada dua hal lagi yang dia akui masih belum beres. Pertama, terkait surat undangan. Ada banyak surat undangan yang masih belum didistribusikan, sebab suratnya baru selesai hari Kamis lalu (11/10). Selain waktunya yang sempit, personil dari Humas juga kurang secara kuantitas dan beberapa ada yang berhalangan. Namun, hal tersebut bisa diatasi, sebab komunikasi sudah semakin canggih, sehingga informasi undangan bisa tersampaikan melalui media elektronik.

Kedua, perihal draft konferensi yang berisi tiga hal: (1) Draft Sidang Pleno Tata Tertib Konferensi yang seharusnya merujuk dari hasil keputusan konferensi 2016; (2) Draft Sidang Komisi; dan (3) Draft Sidang Pleno Laporan Pertanggungjawaban. Adalah sebuah kesalahan besar jika H-1 tapi draft konferensi belum jadi. Sebab, petugas-petugas dalam persidangan juga dapat dipastikan belum ada yang mempelajari hal-hal yang akan disidangkan. Draft ini berada langsung dalam tanggungjawab Sekjend PAC dan bendahara. Setelah saya tanyakan, ternyata Sekretaris IPNU kebagian menggarap draft Sidang Pleno Tata Tertib, Draft LPJ Program kerja dan agenda, dan draf Sidang Komisi; Sekretaris IPPNU kebagian laporan data surat keluar dan surat masuk; dan Bendahara IPPNU kebagian laporan keuangan secara keseluruhan mulai pasca pelantikan hingga program kerja terakhir (Tour Religi to Jogja).

Pemegang tanggungjawab draft tersebut adalah orang sibuk semua. Jadi saya memaklumi jika telat dalam pengerjaannya. Namun saya yakin semua akan beres pada waktunya. Dan benar, saat konferensi telah dimulai, drart sudah jadi, dan siap dibagikan kepada seluruh peserta.(Bersambung...)